Produktywność jest kluczem do sukcesu zarówno w życiu zawodowym, jak i osobistym. Wykreowanie optymalnych warunków, które umożliwiają nam sprawniejsze wykonywanie codziennych obowiązków, potrafi przynieść wymierne korzyści. Na naszą produktywność wpływ ma wiele czynników. Odpowiednie przygotowanie się do wykonywania powierzonych zadań może zminimalizować marnowanie cennego czasu. Jednocześnie należy mieć świadomość, że stałe doskonalenie własnych metod pracy może znacząco zwiększyć naszą produktywność w ciągu dnia.
Czym jest produktywność?
Definiuje się ją jako zdolność do efektywnego realizowania zadań. Efektywne wykonywanie zadań oznacza, że osiągamy wyznaczone cele, zużywając przy tym jak najmniej czasu i wysiłku. To czy jesteśmy produktywni, zależy w dużej mierze od nas samych. Warto zauważyć, że bycie produktywnym nie musi oznaczać ciągłej pracy; czasem cały dzień spędzony na plaży również może być wysoce produktywny. Jeśli takie chwile relaksu pozwalają nam skutecznie odpocząć i zregenerować siły, to również przyczyniają się do naszej ogólnej produktywności, przygotowując nas do efektywnego podejmowania nowych wyzwań.
Jak zacząć produktywny dzień?
Istnieją różne metody na podniesienie produktywności. Zanim jednak przejdziemy do ich omówienia, skupmy się na tym, jak powinniśmy zaczynać dzień. Badania potwierdzają, że nasz mózg jest najbardziej produktywny w godzinach rannych. Aby dobrze rozpocząć dzień, należy przede wszystkim zadbać o odpowiednią ilość i jakość snu. Chroniczne zmęczenie obniża motywację i efektywność, więc jeśli masz trudności z zasypianiem, unikaj ciężkich posiłków wieczorem, nie wykonuj intensywnych ćwiczeń przed snem.
Rano rozpocznij dzień od krótkiego treningu oraz zjedz pożywne śniadanie, które dostarczy Ci niezbędnej energii. Zastanów się, jakie trzy główne cele chcesz osiągnąć danego dnia. Zrealizowanie kilku ważnych zadań może zwiększyć Twoje poczucie produktywności. Rano nie marnuj czasu na portale społecznościowe oraz powstrzymaj się przed sprawdzaniem służbowych maili do czasu rozpoczęcia pracy. Korzystniej będzie, jeśli przeznaczysz ten czas na rozbudzenie się.
Dlaczego warto planować dzień pracy z wyprzedzeniem?
Planowanie z wyprzedzeniem to istotny element efektywnego zarządzania czasem, który może znacząco wpłynąć na produktywność oraz ogólne samopoczucie w trakcie całego dnia pracy. Dzięki wcześniejszemu zaplanowaniu zadań zwiększamy swoją efektywności. Przygotowanie planu na następny dzień lub cały tydzień pozwala na spokojne rozpoczęcie pracy oraz ułatwia płynne przejście między zadaniami. Lepsze zorganizowanie się sprawia, że nie marnujemy czasu na zastanawianie się, co należy zrobić jako pierwsze. Ponadto planowanie z wyprzedzeniem pomaga w zmniejszeniu poziomu stresu. Będąc przygotowanym do wypełniania codziennych obowiązków, wiesz, czego możesz się spodziewać.
Jak skutecznie planować?
Pozytywne nastawienie to jeden z elementów, które wpływają na produktywność. We wcześniejszym planowaniu zadań mogą wspomóc nas nowoczesne technologie. Wykorzystując popularne aplikacje takie jak Google Calendar, Trello czy Asana możemy nie tylko planować, ale również sprawnie komunikować się ze współpracownikami. Jeżeli codziennie wieczorem poświęcimy 10-15 minut na przeanalizowanie zadań, które chcemy wykonać w dany dzień, możemy unikać opóźnień w ich realizacji. Ważne jest również, aby być przygotowanym na wprowadzenie ewentualnych zmian. Plan dnia stworzony przez nas powinien być elastyczny tak, żeby mógł być dostosowany do naszych potrzeb.
Czym jest priorytetyzacja zadań?
Zdarzają się takie dni, w których do zrealizowania jest wiele zadań i nie możemy jednego dnia wykonać ich wszystkich. W takiej sytuacji nieoceniona okazuje się umiejętność nadawania priorytetów poszczególnym zadaniom. Dzięki tej metodzie możesz szybko zdecydować, które działania są w danej chwili najważniejsze i skoncentrować na nich swoje wysiłki. Wdrożenie priorytetyzacji zadań powoduje zwiększenie produktywności w ciągu dnia.
Możesz to zrobić poprzez wprowadzenie prostego systemu klasyfikacji zadań, tak by każde z nich otrzymało właściwą etykietę, na przykład: pilne, ważne, niepilne. Dzięki temu nawet w sytuacjach kryzysowych będziesz w stanie w pierwszej kolejności zająć się zadaniami najważniejszymi, przesuwając te mniej pilne na później. Taki systematyczny sposób organizacji zadań umożliwi Ci lepsze planowanie nawet całego tygodnia pracy, co znacznie zmniejszy presję czasu i pozwoli na spokojniejsze wykonywanie codziennych obowiązków.
Jak zagospodarować stanowisko pracy?
Na produktywność może mieć również wpływ utrzymanie porządku na stanowisku pracy. Zorganizowana przestrzeń robocza pomaga utrzymać skupienie oraz redukuje poziom stresu, ponieważ łatwiej jest znaleźć potrzebne dokumenty czy narzędzia w awaryjnych sytuacjach. Porządek w miejscu pracy możemy utrzymać poprzez regularne sprzątanie i pozbycie się niepotrzebnych przedmiotów z biurka.
Utrzymywanie porządku dotyczy również odpowiedniej organizacji plików na służbowym komputerze. W szczególności powinniśmy regularnie archiwizować stare dokumenty oraz systematyczne oczyszczać skrzynki e-mail. Lepszy start następnego dnia może zapewnić porządkowanie swojego miejsca pracy na koniec każdego dnia. Postawienie na biurku osobistego akcentu, takiego jak zdjęcie czy mała roślina, może zwiększyć poczucie komfortu i tym samym poprawić koncentrację i efektywność.
Chcesz być produktywnym? Wycisz telefon
W czasie wykonywania zawodowych obowiązków powinniśmy zadbać o to, aby nic nie rozpraszało naszej uwagi. Powiadomienia wysyłane przez różne aplikacje czy zabawne filmiki od znajomych mogą skutecznie zdekoncentrować nas. Jeśli w trakcie pracy oczekujemy ważnego telefonu, trzymajmy go w pobliżu, ale nie sprawdzajmy ciągle nowych powiadomień czy SMS-ów. Idealnie byłoby wyłączyć powiadomienia i odłączyć się od sieci Wi-Fi podczas pracy. Dzięki temu żadne niepotrzebne zdarzenia nie będą dekoncentrować Cię w czasie wykonywania obowiązków. Wyłączenie smartfona w czasie pracy pozwala zwiększyć efektywność oraz lepiej skoncentrować się na wykonywaniu zleconych zadań.
Jak skutecznie planować czas na odpoczynek?
Odpoczynek jest równie ważny, jak czas pracy, ponieważ pomaga zregenerować siły oraz zwiększać produktywność. Umiejętne planowanie przerw i czasu na relaks jest kluczowe dla zachowania zdrowia psychicznego i fizycznego. W trakcie długiego dnia pracy ważne jest, aby regularnie organizować sobie krótką przerwę. Nawet pięć minut co godzinę na rozprostowanie nóg może mieć na nas pozytywny wpływ. Biorąc regularne, krótkie przerwy, jesteś w stanie zrobić więcej, gdyż dzięki temu możliwe jest zachowanie wysokiego poziomu koncentracji.
Oprócz krótkich przerw warto również zaplanować dłuższe okresy wolnego czasu, które pozwolą na pełną regenerację. Może to być godzina przerwy na lunch, czy czas po pracy, który przeznaczysz na aktywność fizyczną, hobby, czy po prostu relaks. Pamiętajmy, że niektóre osoby mogą potrzebować więcej krótkich przerw, inne za to mogą preferować dłuższy czas odpoczynku raz na kilka godzin. Ważne jest, aby dostosować harmonogram przerw do własnych potrzeb i rytmu pracy.
Podsumowanie
Produktywność pracy zależy m.in. od świadomego planowania, priorytetyzacji zadań czy odpowiedniego gospodarowania wolnym czasem. Spędzić dzień produktywnie pozwoli nam sporządzenie planu zadań do wykonania oraz uporządkowanie ich od tych najważniejszych do tych mniej pilnych. Odpowiednią koncentrację możemy utrzymać dzięki wyciszeniu telefonu oraz utrzymywaniu stanowiska pracy w czystości. Na produktywność duży wpływ ma również czas, który zarezerwowaliśmy na odpoczynek. Ważne jest, aby pamiętać, że efektywne zarządzanie czasem to nie działanie jednorazowe, ale ciągły proces oraz że każdy pracownik może podnieść swoją produktywność w inny sposób.
